Política de Retención de Datos

Procedimientos

Archivo y almacenamiento

El archivo debe mantenerse generalmente de manera ordenada y ser fácilmente accesible. Cuando las consideraciones de espacio, seguridad y salud lo permitan, los documentos deben mantenerse en el sitio. En los casos en que esto no sea factible y el negocio necesite almacenar registros fuera del sitio, se deben utilizar las instalaciones de almacenamiento aprobadas. Para más detalles, por favor contacte al Equipo de Protección de Datos o al Asesor Legal del Grupo.

El proveedor de almacenamiento aprobado es la única instalación de archivo fuera del sitio que debe utilizarse para los requisitos futuros de almacenamiento después de la emisión de esta política. Si actualmente se utiliza cualquier otra instalación de archivo de terceros, debe asegurarse de que existan procesos adecuados de seguridad y destrucción de documentos; de lo contrario, los documentos archivados deben transferirse al proveedor de almacenamiento aprobado. Los registros bancarios diarios deben mantenerse en una oficina segura y solo el personal autorizado de contabilidad debe tener acceso a esta información. El personal de contabilidad no debe permitir que estos documentos sean accesibles para ningún miembro no autorizado del personal sin el consentimiento previo del Contador o del Controlador Financiero. Cuando estos registros se archiven, deben marcarse como "Confidencial".

Los documentos archivados mantenidos en el sitio deben conservarse en una sala o gabinete cerrado con llave y solo deben ser accesibles por personal autorizado. Al transferirlos a una instalación fuera del sitio, el proveedor aprobado recogerá los registros con código de barras y proporcionará una nota de consignación para rastrear los registros en el almacenamiento.

La recuperación de cualquier registro del proveedor aprobado u otra instalación de archivo fuera del sitio debe ser autorizada por el Contador, el Controlador Financiero o el Asesor Legal del Grupo, y almacenada de manera segura al recibirla.

Es muy importante tener en cuenta que los documentos almacenados en una instalación de archivo aún están sujetos a los períodos de retención de datos y al proceso de destrucción de datos descritos en esta política. Se debe tener cuidado para garantizar que estos registros sean revisados periódicamente para evaluar si se requiere su destrucción. 

Seguridad de los documentos

Todos los colaboradores son responsables de garantizar que cualquier documento mantenido en el sitio o accesado a través de computadoras en el sitio se mantenga de manera segura y que no se divulgue a ningún tercero no autorizado, especialmente si contienen datos sensibles comercialmente o datos personales.

Dependiendo de la sensibilidad y el valor de los documentos, se deben tomar medidas físicas apropiadas para su almacenamiento y acceso, que pueden incluir:
• sala cerrada con acceso controlado;
• cajón o gabinete cerrado con llave;
• no dejar documentos desatendidos en áreas públicas;
• cumplir con una política de "escritorio limpio";
• si son electrónicos, deben estar protegidos con contraseña y tener distribución controlada;
• protectores de pantalla con contraseña: los nombres de usuario y contraseñas no deben compartirse;
• las pantallas de PC, laptops y terminales no deben ser visibles para el público.

Destrucción de documentos

El Asesor Legal del Grupo y los líderes de cada área de negocio son responsables de garantizar que los documentos sean revisados periódicamente (al menos una vez al año) para determinar si los períodos de retención aplicables a los documentos dentro de su área de negocio (incluidos aquellos que están archivados) han expirado. Esta tarea puede ser delegada por el Asesor Legal del Grupo y/o los líderes relevantes de cada área de negocio a empleados senior. Una vez que el período de retención haya expirado, el documento debe ser revisado y se debe acordar una acción, que puede ser:

a) la destrucción y/o eliminación del documento o
registro; o
b) la retención del documento o registro por un
período adicional dentro del negocio.

La decisión debe tomarse teniendo en cuenta:

• las necesidades continuas del negocio y la rendición de cuentas (incluyendo auditorías y posibles litigios);
• la legislación aplicable vigente;
• las mejores prácticas en el campo profesional aplicable (por ejemplo, salud y seguridad);
• los costos asociados con el almacenamiento continuo frente a los costos de destrucción;
• los riesgos legales, políticos y reputacionales asociados con mantener, destruir o perder el control sobre el registro.

Las decisiones no deben tomarse con la intención de negar acceso o destruir evidencia.

Eliminación de registros electrónicos

Inchcape cuenta con una herramienta del sistema de TI que nos ayuda a localizar e identificar ciertos documentos electrónicos (como archivos de Word o Excel) que están almacenados en servidores en carpetas compartidas o de usuario en red y que exceden los períodos de retención establecidos en esta política. Una vez identificados, la herramienta puede utilizarse para eliminar dichos registros identificados. Sin embargo, la herramienta no reemplaza las "buenas prácticas" y los colaboradores aún deben asumir la responsabilidad de garantizar que se cumpla esta Política de Retención de Datos, particularmente en el caso de documentos que no pueden ser identificados dentro de la herramienta (como documentos escaneados, imágenes, documentos de Project o Visio).

Cualquier equipo informático también debe ser eliminado a través del Departamento de IS&T para garantizar que cualquier medio de almacenamiento sea borrado o destruido físicamente de manera segura.

Es esencial que todos los colaboradores sigan las Políticas de Seguridad de la Información de Inchcape con respecto al almacenamiento de datos electrónicos. Si ha almacenado datos personales que no están relacionados con el negocio, Inchcape no se hará responsable de la pérdida de cualquier información que no esté relacionada con el negocio durante este proceso de destrucción.

Eliminación de correos electrónicos y archivos adjuntos

Los correos electrónicos y los archivos adjuntos almacenados dentro de ellos son tan importantes para esta política como los registros electrónicos o en papel. Los correos electrónicos a menudo adjuntan los mismos documentos que pueden requerir eliminación de acuerdo con el principio de eliminación de registros electrónicos mencionado anteriormente.

También es importante recordar que los correos electrónicos pueden contener la única copia de un documento importante, por lo que se debe tener cuidado para garantizar que los documentos que necesitan ser retenidos sean eliminados de los correos electrónicos y almacenados en una ubicación adecuada. Los colaboradores deben asegurarse de considerar cuidadosamente los períodos de retención de los correos electrónicos y los archivos adjuntos dentro de ellos al revisar el cumplimiento de esta política.

Al igual que el proceso de destrucción de documentos electrónicos, es esencial que todos los colaboradores sigan las Políticas de Seguridad de la Información y Uso Aceptable de Inchcape con respecto al almacenamiento y archivo de correos electrónicos y archivos adjuntos. Si ha almacenado correos electrónicos personales y archivos adjuntos que no están relacionados con el negocio, Inchcape no se hará responsable de la pérdida de cualquier información que no esté relacionada con el negocio durante este proceso de eliminación.